10 चरणों में, सही तरीके से एक रिपोर्ट कैसे लिखें
हमारे दिन में, दोनों कार्यस्थल में और इसके बाहर, यह असामान्य नहीं है कि किसी अवसर पर हमें किसी भी स्थिति या समस्या के लिए एक रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए .
शिकायत दर्ज करना है, अनुरोध करें या बस एक विशिष्ट स्थिति दस्तावेज करें, यह दस्तावेज़ का प्रकार होगा जिसे हम आम तौर पर लिखेंगे। लेकिन कुछ लोगों को एक रिपोर्ट बनाने के लिए जटिल लग सकता है। यही कारण है कि इस लेख में हम आपको एक सामान्य स्तर पर रिपोर्ट लिखने के तरीकों की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं।
एक रिपोर्ट क्या है?
एक रिपोर्ट गद्य में लिखी गई एक प्रकार का दस्तावेज है जो इस उद्देश्य से किया जाता है कि वह व्यक्ति जो किसी व्यक्ति को किसी स्थिति या विषय के बारे में कुछ बता सकता है। आमतौर पर वे आमतौर पर उच्च उदाहरणों के लिए निर्देशित होते हैं (उदाहरण के लिए सिटी काउंसिल या बेहतर के लिए) , हालांकि आप हमारे द्वारा एक पेशेवर से कुछ अलग करने के उद्देश्य से रिपोर्ट भी प्राप्त कर सकते हैं ताकि आप उसी डेटा और इसके विपरीत के साथ काम कर सकें या उनका विस्तार कर सकें।
रिपोर्ट प्रकारों की एक विस्तृत विविधता है, जिसमें विभिन्न उद्देश्यों और विभेदित संरचनाएं हो सकती हैं। हालांकि, यह आलेख एक रिपोर्ट के उत्पादन का प्रस्ताव करता है जो किसी भी की सामान्य संरचना को ध्यान में रखता है।
एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कदम
एक रिपोर्ट तैयार करते समय हमें यह ध्यान में रखना चाहिए कि पहले स्थान पर हमें यह देखना होगा कि हम कब और कब ऐसा करेंगे । इसके बाद, रिपोर्ट को प्रतिबिंबित करने और पिछले विचारों के आधार पर लिखा जाएगा।
एक रिपोर्ट सही तरीके से लिखने के लिए उपयोगी चरणों की एक श्रृंखला नीचे दी गई है।
1. हमारे पास क्या उद्देश्य है?
लिखने से पहले हमें इस बात पर प्रतिबिंबित करना चाहिए कि हम अपनी रिपोर्ट के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं। क्या हम किसी समस्या के समाधान का अनुरोध करने जा रहे हैं या बस बाद में उनका उपयोग करने के लिए डेटा स्टोर करने जा रहे हैं? क्या हम एक वैज्ञानिक जांच को प्रतिबिंबित करना चाहते हैं या शिकायत दर्ज करना चाहते हैं? हमें इस मामले के अनुसार सबसे प्रासंगिक रिपोर्ट के प्रकार का चयन करने के लिए इसे ध्यान में रखना होगा।
2. उस पाठ के प्रकार को ध्यान में रखें जिसे आप उपयोग करने जा रहे हैं
सभी रिपोर्ट समान नहीं हैं, प्रत्येक व्यक्ति अपनी विशिष्ट विशेषताओं को पेश करता है। उदाहरण के लिए, एक एक्सपोजिटरी रिपोर्ट उनके बारे में किसी प्रकार की व्याख्या किए बिना डेटा को प्रतिबिंबित करेगी, निष्कर्ष निकालने की कोई संभावना नहीं है , जबकि एक प्रदर्शन प्रकार को विस्तृत अनुमानों के अधीन विषय की आवश्यकता होगी और परिणामों और निष्कर्षों की एक श्रृंखला प्राप्त करने के लिए उन्हें परीक्षण में डाल दिया जाएगा।
3. लक्ष्य को समझें
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या या क्या, बल्कि यह भी आपको इस बारे में सोचना चाहिए कि किस रिपोर्ट में हमारी रिपोर्ट एक लक्ष्य के रूप में है । यह हमें अपनी आवश्यकताओं और उन दर्शकों के लिए भाषा के स्तर को अनुकूलित करने की अनुमति देगा।
4. जानकारी का चयन और विश्लेषण
पिछले चरण के आधार पर, हम जो जानकारी प्रदान करना चाहते हैं उसे इकट्ठा करना और इसे उचित रूप से संरचित करना आवश्यक है ताकि हमारे भाषण में एक आम धागा हो। डेटा को प्रतिबिंबित करने के लिए और किस प्रकार या कैसे निकाला गया है, उसे भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। .
5. हम ग्राफिक तत्वों का उपयोग कर सकते हैं
हालांकि यह रिपोर्ट के प्रकार पर निर्भर करता है, लेकिन डेटा की समझ को सुविधाजनक बनाने वाले दृश्य तत्वों का उपयोग करना संभव है । हम आवृत्तियों का विश्लेषण करने या लाभ और लागत का विश्लेषण करने के लिए बार ग्राफ के उपयोग के लिए उदाहरण का जिक्र कर रहे हैं।
6. शीर्षक
हालांकि यह उल्लेख करने के लिए मूर्खतापूर्ण प्रतीत हो सकता है, इस रिपोर्ट के सापेक्ष स्पष्ट रूप से रिपोर्ट को सही तरीके से दबाएं, जो इसके अहसास और आसानी से समझा जा सके यह ऐसा कुछ है जो पाठकों द्वारा इसकी समझ को बहुत सुविधाजनक बनाता है।
7. परिचय लिखें
रिपोर्ट में इस रिपोर्ट के पहले खंड में हम रिपोर्ट में संबोधित किए जाने वाले विषय का संक्षिप्त सारांश देंगे । इसमें उस रिपोर्ट की प्राप्ति के उद्देश्य और समस्या जो उसके अस्तित्व की आवश्यकता उत्पन्न करती है और जिस संदर्भ में होता है उसे प्रस्तुत करना चाहिए।
8. विचारों का विस्तार करता है और बताता है कि विकास में क्या शोध किया गया था
रिपोर्ट के शरीर में हम घटित या जांच के बारे में जानकारी की व्यवस्था और विस्तार करेंगे , विधियों और कार्यों को स्पष्ट करते हुए दिखाते हैं कि स्थिति कैसे बनाई गई थी या प्रदर्शन किया गया था और डेटा कैसे प्राप्त किया जाए। यदि यह एक रिपोर्ट है जो जांच को प्रतिबिंबित करती है, तो सैद्धांतिक मॉडल जैसे पहलुओं और स्थिति की खोज शामिल की जाएगी।
9. एक निष्कर्ष निकालें
रिपोर्ट के आखिरी हिस्से में रिपोर्ट या मांग या अनुरोध में जो खोज और प्रतिबिंबित किया गया था उसका अंतिम परिणाम प्रतिबिंबित होना चाहिए जो स्थिति को हल करने के लिए किया जाता है। यह स्पष्ट और समझदार होना चाहिए।
10. भाषा का इस्तेमाल किया जाना चाहिए
यह आवश्यक है कि भाषा पूरे और स्पष्ट हो। यह तीसरे व्यक्ति और निष्क्रिय आवाज़ में औपचारिक और निष्पक्ष रूप से लिखा जाना चाहिए। तथ्यों को उन संदर्भों से अलग किया जाना चाहिए जिन्हें बनाया गया है (यदि कोई है) और उन्हें सीधे उन डेटा से निपटना होगा जिनके साथ उनका इलाज किया जा रहा है।
